Política de tratamiento de datos personales

Marca

BookHive

Razón social

Santiago Parra Rendon

NIT

1040750143

Domicilio

Medellín, Antioquia, Colombia

Dirección

Carrera 48 #76D sur-34

Correo de privacidad

hola@getbookhive.com

WhatsApp

+573104928457

Sitio web

getbookhive.com

Somos Responsables de los datos de los negocios y sus usuarios (titulares de cuenta, administración, recepción y profesionales), de las personas que nos dejan sus datos para recibir información comercial, de los negocios a los que contactamos para presentarles BookHive y de los visitantes de getbookhive.com.

Somos Encargados de los datos de los clientes de cada negocio que usa BookHive (quienes reservan, pagan o se registran en el sitio de un negocio). En ese caso el Responsable es el negocio, que decide para qué los usa. Su política está en la página de privacidad de su propio sitio y tus derechos los ejerces ante él; si nos escribes, trasladaremos tu solicitud al negocio y le ayudaremos a responderla.

• Negocios y sus usuarios: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, nombre y tipo de negocio, rol, credenciales de acceso (cifradas), datos de pago del plan, y registros de uso y auditoría.
• Prospectos: nombre, nombre del negocio, WhatsApp, correo y el mensaje que nos envías.
• Negocios que contactamos: nombre comercial, tipo de negocio, ciudad y los datos de contacto que el propio negocio publica para atención comercial (correo, teléfono, redes sociales o sitio web) o que constan en registros públicos como el registro mercantil, incluido el nombre de la persona de contacto cuando el negocio lo publica. No compramos bases de datos.
• Visitantes: dirección IP, navegador, páginas visitadas y datos técnicos necesarios para seguridad y rendimiento.

Como Responsables no solicitamos datos sensibles ni datos de menores de edad.

• Crear y administrar la cuenta del negocio, prestar la Plataforma y dar soporte.
• Cobrar los planes y gestionar los pagos pendientes.
• Enviar avisos sobre el servicio: seguridad, cambios de términos, pagos y novedades del producto que afecten tu cuenta.
• Responder solicitudes de información y contactar a prospectos que lo pidieron.
• Enviar información comercial de BookHive, solo si lo autorizaste; puedes retirarte en cualquier momento.
• Presentar BookHive a negocios de belleza y bienestar por los canales que publican para atención comercial. En el primer mensaje decimos quiénes somos, de dónde tomamos el dato y cómo pedir que no te escribamos más; si no respondes, no insistimos más de una vez.
• Prevenir fraude y abuso, proteger la seguridad de la Plataforma y cumplir obligaciones legales.
• Elaborar estadísticas agregadas y anónimas para mejorar el producto.

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada al registrarte (casilla de aceptación) y al enviarnos tus datos en nuestros formularios, donde te informamos esta política. Conservamos la prueba de la autorización: la fecha y el formulario en que la otorgaste y la versión de la política vigente en ese momento.

Cuando somos nosotros quienes escribimos primero a un negocio, solo usamos los datos descritos en la sección 3 y solo para presentarle BookHive. Si nos pides no volver a escribirte, dejamos de hacerlo por todos los canales y conservamos únicamente lo necesario para respetar esa decisión. Enviamos mensajes comerciales solo en los horarios que permite la Ley 2300 de 2023 y no más de una vez por semana por canal.

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Escribe a hola@getbookhive.com indicando tu nombre, documento de identidad, la descripción de lo que solicitas, la dirección o correo de respuesta y los documentos que quieras hacer valer. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el poder o la prueba de representación.

• Consultas: respondemos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, te explicaremos el motivo y responderemos a más tardar cinco (5) días hábiles después.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso. Si el reclamo está incompleto te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se resuelve, el dato se marca como “reclamo en trámite”.

El área encargada de atender estas solicitudes es el equipo de privacidad de BookHive, en el correo indicado.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo contratos que les exigen confidencialidad y seguridad, y solo para esa finalidad:

• Alojamiento de la aplicación y base de datos en la nube.
• Envío de correos electrónicos transaccionales.
• Mensajería de WhatsApp a través de Twilio y la plataforma de Meta.
• Herramientas de gestión comercial y de inteligencia artificial que usamos para organizar contactos y preparar mensajes, que no pueden usar los datos para fines propios.
• Verificación anti-bots en formularios.
• Pasarelas de pago para cobrar los planes.

Algunos de estos proveedores están en Estados Unidos u otros países. Al autorizar el tratamiento aceptas esta transmisión internacional, que realizamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. También entregaremos datos a autoridades cuando una norma o una orden lo exija.

Las personas del equipo de un negocio pueden conectar su cuenta de BookHive a un asistente de inteligencia artificial que ellas mismas eligen y contratan (por ejemplo, Claude de Anthropic o ChatGPT de OpenAI). La conexión solo ocurre cuando esa persona inicia sesión y la aprueba en una pantalla de BookHive, y queda ligada a un solo negocio.

• Qué se comparte: solo la información que el asistente pide para responder (citas, horarios libres, servicios, equipo, resumen de ventas del día y nombres de clientes). Los teléfonos y correos de los clientes se envían parcialmente ocultos.
• Límites: el asistente solo ve y hace lo que el rol de esa persona ya permite en BookHive. Antes de crear, mover o cancelar una cita muestra el cambio y espera su confirmación, y cada cambio queda en el registro de actividad.
• Quién trata los datos: el proveedor del asistente recibe esa información y la trata según sus propios términos y su política de privacidad, que la persona aceptó al contratarlo. Puede estar fuera de Colombia.
• Lo que no hacemos: no recibimos ni guardamos las conversaciones con el asistente, no cobramos por su uso y no usamos estos datos para entrenar modelos.
• Cómo desconectarlo: en Configuración → Asistentes de IA cada persona ve sus asistentes conectados y puede desconectarlos; el acceso se corta de inmediato.

El negocio sigue siendo Responsable de los datos de sus clientes y decide si su equipo usa esta función.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: aislamiento de los datos de cada negocio, cifrado en tránsito, contraseñas cifradas, control de acceso por roles, registro de auditoría y copias de seguridad. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de ley.

Conservamos los datos mientras exista la relación con el negocio o el prospecto y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Cumplido el plazo, los eliminamos o anonimizamos.

getbookhive.com usa solo cookies necesarias: la sesión de quienes inician sesión, el idioma y la verificación anti-bots de los formularios. Medimos el rendimiento de las páginas con métricas técnicas que no usan cookies ni identifican al visitante.

Si aceptas en el aviso de cookies, getbookhive.com también carga Google Analytics, Google Ads y Meta Pixel para medir nuestras campañas publicitarias y saber cuántos negocios se registran desde ellas. Estas herramientas envían identificadores del navegador, tu IP y las páginas que visitas a Google y Meta, que pueden tratarlos fuera de Colombia. Si las rechazas, no se cargan.

Los sitios de los negocios pueden usar herramientas de analítica o publicidad que el propio negocio configura (por ejemplo, Google Analytics o Meta Pixel). Esas herramientas solo se cargan si el visitante las acepta en el aviso de cookies del sitio, y la decisión puede cambiarse borrando los datos del sitio en el navegador.

Las cuentas de negocio son solo para mayores de edad. Si un negocio trata datos de menores, debe hacerlo con la autorización de su representante legal y respetando sus derechos prevalentes.

Esta política rige desde el 18 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos aquí con su fecha y avisaremos por correo a los titulares de cuenta antes de aplicarlos. Consulta también los términos y condiciones.